Κεφάλαιο 2: Ορισμοί και βασικές έννοιες

Ορισμοί και βασικές έννοιες
Τώρα όμως ήρθε η ώρα για ορισμούς!

Μέχρι στιγμής, αναφερθήκαμε στη διαχείριση ΟΑ και στη διαχείριση Επιχειρησιακής Συνέχειας, υπονοώντας ότι το τελευταίο αποτελεί σημαντικό συστατικό του πρώτου.

Αλλά ποιοι ακριβώς είναι οι ορισμοί μας; Αυτοί είναι οι περισσότερο αποδεκτοί, όπως καθιερώθηκαν από τον Διεθνή Οργανισμό Τυποποίησης (ISO), ISO 22300: 2021.

Επιχειρησιακή Συνέχεια σε μια ολιστική προσέγγιση της ανθεκτικότητας

Όπως μπορούμε να δούμε από την προηγούμενη διαφάνεια, η Επιχειρησιακή Συνέχεια είναι στενά επικεντρωμένη στην παράδοση προϊόντων και υπηρεσιών, ενώ η ανθεκτικότητα είναι μια ευρύτερη έννοια που υποδηλώνει την δυνατότητα του οργανισμού να απορροφά και να προσαρμόζεται σε αλλαγές.

Αυτό συμβαίνει γιατί η Επιχειρησιακή Συνέχεια θα πρέπει να θεωρείται ως μία από τις πολλές αρχές που συνεισφέρουν στην ανθεκτικότητα της επιχείρησης. Είναι πράγματι αληθές ότι η Επιχειρησιακή Συνέχεια από μόνη της δεν μπορεί να κάνει έναν οργανισμό πλήρως ανθεκτικό, αλλά είναι επίσης αληθές ότι, χωρίς κατάλληλες ρυθμίσεις για την Επιχειρησιακή Συνέχεια, κανένας οργανισμός δεν μπορεί να θεωρήσει τον εαυτό του ανθεκτικό.

Η ανθεκτικότητα πρέπει να είναι ένας στρατηγικός στόχος της οργάνωσης, η οποία πρέπει επομένως να αποδίδει στις πολλές επιχειρηματικές λειτουργίες και τμήματα που συμβάλλουν στην επίτευξη αυτού του στόχου.

Θεωρία τελευταίας τεχνολογίας

Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι τελευταίες τεχνολογίες των διαφόρων αρχών της επιστήμης της ανθεκτικότητας καθορίζονται σύμφωνα με τα σχετικά διεθνή πρότυπα, που εκδίδονται από το ISO.

Τα πρότυπα ISO ορίζουν τι αποτελεί ένα καλά εφαρμοσμένο σύστημα διαχείρισης που αφορά μια δεδομένη αρχή ανθεκτικότητας. Για παράδειγμα, το ISO 22301:2019 ορίζει τα απαραίτητα στοιχεία ενός ΣΔΕΣ.

Επιπλέον, οι πρόσθετες τεχνικές προδιαγραφές (ISO/TS) παρουσιάζουν περισσότερες λεπτομέρειες και απαιτήσεις για συγκεκριμένες πρακτικές που είναι εγγενείς σε ένα ΣΔΕΣ (όπως το ISO/TS 22317 σχετικά με την ανάλυση επιχειρηματικών επιπτώσεων).

Βασικές έννοιες διαχείρισης Επιχειρησιακής Συνέχειας

Υπάρχουν πολλές βασικές έννοιες στη διαχείριση Επιχειρησιακής Συνέχειας που κάθε επαγγελματίας πρέπει να έχει κατά νου κατά την εφαρμογή ενός ΣΔΕΣ, το οποίο καθορίζει το ISO και πολλά επαγγελματικά εγχειρίδια.

Η εφαρμογή ενός ΣΔΕΣ μπορεί να γίνει μέσω μιας τυπικής σειράς έξι επαγγελματικών πρακτικών ή «φάσεων» αλλά όλες οι μεθοδολογίες βασίζονται σε έννοιες που είναι συχνά παρεξηγήσιμες.

Αυτές οι παρεξηγήσεις δεν είναι σπουδαίες μόνο από την άποψη της θεωρητικής αρχής, αλλά επίσης επειδή μπορούν να προκαλέσουν περιττές επιπλοκές, ή άλλες αναποτελεσματικότητες όταν ένας οργανισμός προσπαθεί να υλοποιήσει / βελτιώσει το ΣΔΕΣ του.

Επομένως, είναι σημαντικό να γίνουν μερικά πράγματα ξεκάθαρα από την αρχή.

Δεν είναι η Επιχειρησιακή Συνέχεια απλά άλλο ένα είδος διαχείρισης κινδύνου;

Υπάρχουν διαπλεκόμενα συμφέροντα, αλλά η διαχείριση της Επιχειρησιακής Συνέχειας δεν επηρεάζεται από το ρίσκο εφόσον αυτό ορίζεται σωστά/ξεκάθαρα.

Ο Καθηγητής Ian Mitroff παρείχε τον διάσημο ορισμό του ρίσκου που επίσης περιλαμβάνεται στο ISO 31000,1«Το ρίσκο είναι η επίδραση της αβεβαιότητας στους στόχους1». Ο κίνδυνος ενός γεγονότος είναι για έναν οργανισμό πράγματι κοινώς υπολογιζόμενος από κάποια μορφή προϊόντος μεταξύ της πιθανότητας να συμβεί αυτό το συμβάν και της επίδρασής του, εάν πράγματι αυτό συμβεί στον οργανισμό.

Στη διαχείριση Επιχειρησιακής Συνέχειας, η πιθανότητα να συμβούν γεγονότα είναι, αυστηρά μιλώντας, άσχετη. Σε μεγάλο βαθμό, το ίδιο συμβαίνει και με τα ίδια τα γεγονότα.

Η διαχείριση της Επιχειρησιακής Συνέχειας ενδιαφέρται μόνο για τις επιπτώσεις ενός γεγονότος στον οργανισμό – τι θα καθιστούσε μη διαθέσιμο, πώς αυτό θα επηρεάσει την παράδοση προϊόντων και υπηρεσιών και τον τρόπο αποκατάστασης τους.

Για να δώσουμε ένα έντονο παράδειγμα των διαφορών στην προσέγγιση:

• Η Επιχειρησιακή Συνέχεια παρέχει προστασία ενάντια σε όλα τα γεγονότα που ένας οργανισμός θεωρούσε ότι ποτέ δεν θα συνέβαιναν, αλλά πάντα συμβαίνουν.

1Risk Management — Guidelines ISO 31000: 2018, ISO, 2018.


«Ο κίνδυνος είναι η επίδραση της αβεβαιότητας στους στόχους».
– ISO 31000

Όλες οι αναλύσεις πρέπει να είναι «αντικειμενικές»

Υπάρχουν πολλά αποτελέσματα από ένα ΣΔΕΣ, αλλά ένα από τα κύρια είναι σίγουρα ένας χάρτης όλων των κρίσιμων διαδικασιών που αφορούν την παράδοση βασικών προϊόντων και υπηρεσιών (Η Ενότητα 2 θα επεξηγήσει τον τρόπο που αυτό μπορεί να επιτευχθεί).

Κατά τη διάρκεια των επαγγελματικών προσπαθειών σας για την υλοποίηση ενός ΣΔΕΣ, θα χρειαστεί να αλληλεπιδράσετε με διάφορους τομείς της οργάνωσής σας, καθένα με τη δική του ευαισθησία για τη σημασία και την κρισιμότητα της καθημερινής του επιχειρησιακής δραστηριότητας, καθώς και τη δική του αντίληψη του κινδύνου και της ευπάθειας.

Αν αυτή η διαφοροποίηση δεν διορθωθεί στην ανάλυση σας, το αποτέλεσμα θα είναι μια συλλογή από μη συγκρίσιμες απαντήσεις. Για παράδειγμα:

• Τόσο το λογιστήριο όσο και το τμήμα επιχειρήσεων λένε ότι οι επιπτώσεις που θα προκύψουν από τη διακοπή τους θα ήταν «σοβαρές».

Τι σημαίνει «σοβαρό» εδώ; Είμαστε σίγουροι ότι αυτά τα δύο τμήματα έχουν κατά νου την ίδια κλίμακα συνεπειών; Το πρόβλημα είναι ξεκάθαρο.

Επομένως, είναι πρωτίστης σημασίας να διασφαλιστεί ότι ολοι λειτουργούν με μια κοινή «γλώσσα» και με ένα κοινό πλαίσιο αναφοράς.

Το «Κρίσιμο» δεν σημαίνει «Σημαντικό»

Η Επιχειρησιακή Συνέχεια ασχολείται με τη διασφάλιση της παράδοσης των προϊόντων ή/και των υπηρεσιών ενός οργανισμού. Μια από τις κύριες μεθόδους διά μέσου των οποίων επιδιώκεται να επιτευχθεί αυτός ο στόχος είναι να εγγυηθεί η συνέχεια της κρίσιμης διαδικασίας στην οποία υπόκειται ένα δεδομένο προϊόν ή/και υπηρεσία. Σε περίπτωση διακοπής, αυτό σημαίνει ότι οι κρίσιμες διαδικασίες πρέπει να αποκατασταθούν πιο γρήγορα από ότι οι λιγότερο κρίσιμες από αυτές,

Αυτό δεν σημαίνει ότι οι κρίσιμες διαδικασίες είναι πιο σημαντικές από τις μη κρίσιμες. Ως παράδειγμα του τι εννοούμε, δείτε το ακόλουθο παράδειγμα:

• Πληρώνετε τους λογαριασμούς σας διαδικτυακά αλλά το φως ξαφνικά διακόπτεται.

Το να πληρώσετε τους λογαριασμούς σας είναι σίγουρα πιο σημαντικό από το φως σας να είναι αναμμένο ή σβηστό οποιαδήποτε δεδομένη στιγμή, αλλά σε αυτό το ανατρεπτικό σενάριο, η άμεση προτεραιότητα είναι να φροντίσετε να επαναλειτουργήσει ξανά το φως – εσείς απλά δεν μπορείτε να πληρώσετε τους λογαριασμούς σας χωρίς να υπάρχει φως.

Αντίστοιχα, σε ένα πλαίσιο Επιχειρησιακής Συνέχειας, εμείς θα λέγαμε ότι «το να έχεις τα φώτα αναμμένα» είναι κρίσιμη διαδικασία.

Κύρια Συμπεράσματα

Η διαχείριση της Επιχειρησιακής Συνέχειας πρέπει να αποτελεί μέρος της διαχείρισης της ανθεκτικότητας ενός οργανισμού και κανένας οργανισμός δεν μπορεί να πει κανείς ότι είναι πραγματικά ανθεκτικός χωρίς καλές πρακτικές διαχείρισης της Επιχειρησιακής Συνέχειας.

Η ίδια η Επιχειρησιακή Συνέχεια παρέχει πολυάριθμα πλεονεκτήματα:

1. Διασφαλίζει την παράδοση προϊόντων και υπηρεσιών ανεξάρτητα από οποιαδήποτε συγκεκριμένο γεγονός.

2. Επιτρέπει στον οργανισμό να σκεφτεί ορθολογικά σχετικά με τις προτεραιότητές ανάκαμψης ενόψει ενός περιστατικού.

3. Αποτελεί ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.


ΜΕΤΑΒΑΣΗ ΣΤΟ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΟ ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ ΣΤΗΝ ΕΝΟΤΗΤΑ #2 ΜΕΤΑΒΑΣΗ ΣΤΟ ΕΠΟΜΕΝΟ ΚΕΦΑΛΑΙΟ